Säätiön säännöt

Saastamoisen säätiön säännöt, sekä muuta tietoa säätiöstä, kuten rekisteriotteen, säännöt ja tilinpäätöksen voit hankkia Patentti ja rekisterihallituksen Virre-tietopalvelusta.

 

 

Tietosuojaseloste

Tässä tietosuojaselosteessa kerrotaan Saastamoisen säätiö sr (Säätiö) suorittamasta henkilötietojen käsittelystä osana Säätiön normaalia toimintaa.

 

1. Rekisterinpitäjä ja tietosuojavastaava

1.1. Rekisterinpitäjä
Saastamoisen säätiö sr (y-tunnus 0213401-0)

1.2. Tietosuojavastaava
Saara Lappalainen
Sähköposti: saara.lappalainen@saastamoinenfoundation.fi
Puhelinnumero: +358505488490

osoite: Pieni Roobertinkatu 5 B 15, 00130 Helsinki

2. Rekisterit

2.1. Rekisteri palvelussuhteessa ja muissa tehtävissä olevista
em. rekisterin osarekisterit:

– Rekisteri palkkojen ja korvausten maksamista varten
– Rekisteri työaikaseurantaa varten.

2.2. Rekisteri sopimuskumppanien kanssa palvelussuhteessa olevista
em. rekisterin osarekisterit:
– Rekisteri luovutetuista avaimista
– Rekisteri kulkuoikeuksista.

2.3. Yhteystietorekisteri säätiön eri toimintojen mahdollistamiseksi yhteistyössä säätiön verkoston ja siinä työskentelevien kanssa

2.4. Rekisteri apurahahakemuksista ja apurahojen ja tukien saajista

2.5. Säätiön lähipiirirekisteri

2.6. Sähköpostiselaimen osoitteisto sähköpostikirjeenvaihtoa varten

3. Rekisterien käyttötarkoitus eli peruste, millä tietoja käsitellään.

Työnantajan velvoitteiden toteuttaminen

Henkilötietojen käsittely perustuu ensisijaisesti Säätiön lakisääteisiin velvoitteisiin työnantajana, joihin liittyvät muun ohella työehtojen määrittäminen, palkanlaskenta, työterveyshuollon tarjoaminen sekä työaikojen ja poissaolojen seuranta. Myös esimerkiksi Lähipiirirekisteri (2.6) sisältää henkilötietoja, joita kerätään ja käsitellään säätiölaissa (487/2015) mainittujen tilinpäätöksessä ilmoitettavien tietojen raportointivelvollisuuksien täyttämiseksi. Lähipiirirekisteriä ylläpidetään sopusoinnussa säätiön lähipiiriohjeen kanssa ja ilmoitusvelvollisten antamien lähipiiri-ilmoitusten perusteella. Pyyntö lähipiiri-ilmoituksen täyttämiseen esitetään lähipiiriin kuuluville määrävälein.

Sopimuksen täytäntöönpano

Osana toimintaamme Säätiö kerää ja käyttää henkilötietoja voidakseen täyttää sopimusvelvoitteensa sopimuskumppaneitaan kohtaan. Myös näiden suhteiden hallinnoimiseksi saatamme tarvita joitakin henkilötietoja.

Säätiön oikeutettu etu

Säätiö käsittelee henkilötietoja myös oikeutettujen etujensa nojalla. Nämä edut liittyvät palvelusuhteiden ylläpitämiseen ja kehittämiseen, työn organisointiin sekä Säätiön tarkoituksen toteuttamiseen. Säätiön oikeutetut edut liittyvät pääasiassa sen asemaan työnantajana, toiminnan analysointiin ja kehittämiseen, sekä resurssien kohdentamiseen.

4. Rekisterien tietosisältö

– Asianomaisen nimi ja yhteystiedot, kuten puhelinnumero, sähköpostiosoite ja osoitetiedot
– Rooli tai titteli
– Kieli
– Rekisteröidyn mahdollisesti ilmoittama erityisruokavalio (vain yhteystietorekisterissä aterian sisältäviin tapahtumakutsuihin liittyen)
– Tarvittaessa henkilötunnus
– Yhteisöasiakkaan Y-tunnus ja yhteyshenkilö
– Laskutus- ja maksutiedot.
Lähipiirirekisterin osalta lähipiiriin kuuluvan tahon:

– Lähipiirisuhteen luonne
– Perheenjäsenet ja muut lähisukulaiset (SL 1:8. 2 ja 3 mom.)
– Määräysvaltayhteisöt.

Lähipiiriin kuuluvan ilmoitusvelvollisen perheenjäsenten ja muiden lähisukulaisten osalta:

– Nimi
– Syntymäaika
– Sukulaissuhteen luonne (perheenjäsen tai muu lähisukulainen).

Lähipiiriin kuuluvan ilmoitusvelvollisen määräysvaltayhteisöjen osalta:

– Nimi
– Y-tunnus
– Määräysvallan peruste.

5. Säännönmukaiset tietolähteet

– Rekisteröity henkilö itse
– Lähipiiriin kuuluvien vajaavaltaisten huoltajat
– Asiakassuhteissa, säätiön juoksevan hallinnon piirissä, säätiön tavanomaisissa säätiön tarkoituksia toteuttavissa toimissa sekä säätiön apurahatoiminnassa syntynyt ja saatu tieto.

6. Tietojen säilyttämis- ja käsittelyaika

Henkilötietoja säilytetään niin pitkään kuin on tarpeellista tässä tietosuojaselosteessa kuvattujen käyttötarkoitusten täyttämiseksi. Henkilötietojen säilytysaika riippuu henkilötiedon luonteesta ja tiedon käsittelyn tarkoituksesta, ja siten säilytysaika voi vaihdella henkilötiedosta riippuen.

Voimme säilyttää henkilötietoja pidempään kuin on tarpeellista tässä tietosuojaselosteessa kuvattujen käyttötarkoitusten täyttämiseksi vain silloin, kun lainsäädäntö niin edellyttää, tai säilyttäminen on tarpeellista lakisääteisten velvoitteidemme tai oikeutettujen etujemme toteuttamiseksi.

7. Rekisteritietojen luovuttaminen

Rekisteritietoja ei luovuteta säännönmukaisesti eikä satunnaisesti kenellekään ilman erityistä syytä. Poikkeuksen tästä muodostaa:

Lakisääteiset syyt

Saatamme jakaa henkilötietoja organisaatiomme ulkopuolisille kolmansille osapuolille, jos henkilötietoihin pääsy on kohtuudella tarpeen: (i) noudattaaksemme verolainsäädäntöä, muuta sovellettavaa lakia, säädöstä ja/tai tuomioistuimen määräystä; (ii) rikollisuuden ja/tai turvallisuusuhkien havaitsemiseksi, estämiseksi tai muulla tavoin käsittelemiseksi.

Palveluntarjoajat ja muut yhteistyökumppanit

Säätiö saattaa jakaa henkilötietoja palveluntarjoajien kanssa, jotka suorittavat palveluita säätiön puolesta tai joiden kanssa Säätiö tekee muilla tavoin yhteistyötä. Tällaisia yhteistyökumppaneita ovat esimerkiksi Säätiön IT-palveluntarjoaja, tilitoimisto tai toiset rahoittajatahot (esimerkiksi toiset säätiöt), jotka myöntävät myös apurahoja ja joiden kanssa Säätiön on tehtävä yhteistyötä rahoituksen kokonaistason kartoittamiseksi, sekä päällekkäisten rahoitusten välttämiseksi.

Rekisteröidyn suostumus

Säätiö voi jakaa henkilötietoja kolmansille osapuolille organisaation ulkopuolella muista kuin edellä mainituista syistä, kun Säätiöllä on rekisteröidyn suostumus siihen. Rekisteröidyllä on oikeus peruuttaa tällainen suostumus milloin tahansa.

Lähipiirirekisterin tietoja ei luovuteta. Tietoja käytetään säätiön toimintakertomuksen laatimisen yhteydessä säätiölain tarkoittaman raportointivelvollisuuden täyttämiseksi.

Rekisteritietoja ei siirretä EU:n eikä ETA:n ulkopuolelle. Joissakin tapauksissa voimme kuitenkin siirtää tai käyttää henkilötietoja Euroopan talousalueen ulkopuolella. Tällaisissa tapauksissa tarjoamme riittävän suojan henkilötietojen siirroille Euroopan talousalueen ulkopuolisiin maihin palveluntarjoajiemme kanssa tehtyjen sopimusten perusteella, jotka perustuvat vakiosopimuslausekkeisiin tai muihin asianmukaisiin suojatoimiin, kuten EU:n ja Yhdysvaltojen tietosuojakehykseen.

8. Rekisteröidyn oikeudet

Rekisteröidyllä on oikeus saada pääsy Säätiön hallussa oleviin henkilötietoihinsa ja oikeus saada tietoa niiden käsittelystä.

Rekisteröity voi myös milloin tahansa pyytää, että hänen henkilötietonsa korjataan, päivitetään tai poistetaan. Henkilötietoja, jotka ovat välttämättömiä tässä tietosuojaselosteessa määriteltyjä tarkoituksia varten, tai joiden säilyttämistä laki edellyttää, ei voida poistaa.

Rekisteröidyllä on tietyissä olosuhteissa oikeus pyytää henkilötietojensa käsittelyn rajoittamista.

Rekisteröidyllä on oikeus vastustaa henkilötietojensa käsittelyä, joka suoritetaan Säätiön oikeutettujen etujen nojalla sovellettavan lainsäädännön edellyttämässä laajuudessa.

Rekisteröidyllä on oikeus saada henkilötietonsa jäsennellyssä, yleisesti käytetyssä ja koneellisesti luettavassa muodossa, ja hänellä on oikeus välittää kyseiset tiedot toiselle rekisterinpitäjälle.

Kun Säätiö käsittelee rekisteröidyn henkilötietoja hänen suostumuksensa nojalla, voi rekisteröity koska tahansa peruuttaa antamansa suostumuksen. Säätiö ei käsittele rekisteröidyn henkilötietoja tämän jälkeen, ellei käsittelylle ole muuta oikeusperustetta.

Jos rekisteröity katsoo, että hänen henkilötietojaan ei käsitellä asianmukaisesti, on hänellä oikeus saattaa asia Tietosuojavaltuutetun käsiteltäväksi.

Jos rekisteröity haluaa käyttää oikeuksiaan, tai jos hänellä on henkilötietojansa koskevia kysymyksiä tai huolenaiheita, voi hän olla yhteydessä tässä tietosuojaselosteessa nimettyyn tietosuojavastaavaan.

 

 

 

Tietosuojaseloste – Verkkosivut

Tässä tietosuojaselosteessa kerrotaan Saastamoisen säätiö sr (myöh. ”Säätiö”) verkkosivuvierailijoiden henkilötietojen käsittelyyn liittyvistä käytännöistä. Säätiö noudattaa henkilötietojen käsittelyssä EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen (”tietosuoja-asetus”) määräyksiä ja muuta Suomessa sovellettavaa henkilötietojen käsittelyä koskevaa lainsäädäntöä.

1. Rekisterinpitäjä ja tietosuojavastaava

Säätiö toimii rekisterinpitäjänä käsitellessään verkkosivujensa vierailijoiden henkilötietoja.
Yhteystiedot:
Saastamoisen säätiö sr
Y-tunnus: 0213401-0
Osoite: Pieni Roobertinkatu 5 B 15, 00130 Helsinki

Tietosuojavastaava:

Saara Lappalainen
Sähköposti: saara.lappalainen@saastamoinenfoundation.fi
Puhelinnumero: +358505488490

2. Säätiön käsittelemät henkilötiedot

Säätiö käsittelee seuraavia henkilötietoja:
– Verkkosivustojen käytön yhteydessä kerätyt tiedot, kuten evästeiden avulla kerätyt tiedot (käyttäjän IP-osoite, kellonaika, käytetyt sivut, selaintyyppi, mistä verkko-osoitteesta, miltä palvelimelta ja mistä verkkotunnuksesta käyttäjä on saapunut nettisivulle);
– Mahdolliset suostumusta koskevat tiedot;
– Muut, rekisteröidyn suostumuksella kerätyt tiedot.

3. Säännönmukaiset tietolähteet

Säätiö saa verkkosivuvierailijoita koskevat henkilötiedot pääasiassa heiltä itseltään heidän asioidessaan Säätiön verkkosivuilla.

Joitain henkilötietoja saattaa myös syntyä Säätiön käsittelyn tuloksena. Tämänkaltaisia tietoja ovat esimerkiksi kirjeenvaihto Säätiön ja rekisteröidyn välillä.

4. Henkilötietojen käsittelyn tarkoitukset ja perusteet

Säätiö kerää ja käsittelee henkilötietoja lähtökohtaisesti oikeutettujen etujensa toteuttamiseksi, kuten toteuttamaan tarkoitustaan, kehittääkseen palveluitaan, tai kehittääkseen verkkosivujaan. Kun Säätiö käsittelee henkilötietoja oikeutettujen etujensa perusteella, punnitsee se etujaan suhteessa rekisteröityjen yksityisyyteen ja tarjoaa esimerkiksi helppokäyttöisen mahdollisuuden estää markkinointiviestintänsä. Mahdollisuuksien mukaan Säätiö käyttää pseudonymisoituja tietoja tai muita kuin henkilötietoja.

Joissakin tapauksissa Säätiö saattaa myös pyytää rekisteröidyn suostumusta henkilötietojen käsittelyyn. Rekisteröidyllä on oikeus peruuttaa suostumus milloin tahansa.

5. Henkilötietojen vastaanottajat

Säätiö ei jaa henkilötietoja organisaation ulkopuolisille kolmansille osapuolille, ellei jokin seuraavista ehdoista täyty:

Lakisääteisistä syistä
Säätiö jakaa henkilötietoja organisaationsa ulkopuolisille kolmansille osapuolille, jos henkilötietoihin pääsy on kohtuudella tarpeen noudattaakseen lainsäädäntöä, muuta sovellettavaa säädöstä ja/tai tuomioistuimen määräystä.

Palveluntarjoajille, mutta myös muille liikekumppaneille
Säätiö saattaa jakaa henkilötietoja palveluntarjoajien kanssa, jotka suorittavat palveluita Säätiön puolesta. Tällaisia palveluntarjoajia ovat esimerkiksi IT-palveluntarjoajamme.

Suostumuksella
Säätiö voi jakaa henkilötietoja kolmansille osapuolille organisaationsa ulkopuolella muista kuin edellä mainituista syistä, kun Säätiöllä on siihen rekisteröidyn suostumus. Rekisteröidyllä on oikeus peruuttaa tällainen suostumus milloin tahansa.

6. Tietojen siirto EU:n tai ETA:n ulkopuolelle

Henkilötietoja käsitellään pääasiassa Euroopan talousalueella.

Joissakin tapauksissa Säätiö voi kuitenkin siirtää tai käyttää henkilötietoja Euroopan talousalueen ulkopuolella. Tällaisissa tapauksissa Säätiö tarjoaa riittävän suojan henkilötietojen siirroille Euroopan talousalueen ulkopuolisiin maihin palveluntarjoajiensa kanssa tehtyjen sopimusten perusteella, jotka perustuvat vakiosopimuslausekkeisiin tai muihin asianmukaisiin suojatoimiin, kuten EU:n ja Yhdysvaltojen tietosuojakehykseen.

7. Henkilötietojen säilytysajat

Henkilötietoja säilytetään niin pitkään kuin on tarpeellista tässä tietosuojaselosteessa kuvattujen käyttötarkoitusten täyttämiseksi. Henkilötietojen säilytysaika riippuu henkilötiedon luonteesta ja tiedon käsittelyn tarkoituksesta, ja siten säilytysaika voi vaihdella henkilötiedosta riippuen. Evästetietoja voimme säilyttää maksimissaan vuoden, riippuen evästetyypistä. Lisätietoja evästeiden säilytysajoista saat verkkosivuiltamme evästekyselyn lisätiedoista.

Säätiö voi säilyttää henkilötietoja pidempään kuin on tarpeellista tässä tietosuojaselosteessa kuvattujen käyttötarkoitusten täyttämiseksi vain silloin, kun lainsäädäntö niin edellyttää, tai säilyttäminen on tarpeellista lakisääteisten velvoitteiden tai oikeutettujen etujen toteuttamiseksi.

8. Evästeet

Sivustolla www.saastamoinenfoundation.fi käytetään evästeitä. Evästeet ovat pieniä tekstitiedostoja, joita on sijoitettu laitteeseesi hyödyllisen tiedon keräämistä ja muistamista varten. Käytämme verkkosivuillamme evästeitä ja analytiikkatyökaluja parantaaksemme sivustojen käytettävyyttä ja mahdollistaaksemme verkkosivujen toiminnan, sekä tilastollisiin tarkoituksiin käyttäjäkokemuksen parantamiseksi. Toiminnalliset evästeet ovat pakollisia, sillä ilman niitä verkkosivut eivät toimi. Valinnaisille evästeille tarvitaan käyttäjän suostumus. Evästeasetukset valitaan verkkosivujen evästekyselystä. Voit muuttaa valintojasi myöhemmin. Evästeiden rajoittaminen voi vaikuttaa verkkosivujen käytettävyyteen.

9. Rekisteröidyn henkilötietojen käsittelyyn liittyvät oikeudet ja niiden käyttäminen

9.1 Rekisteröidyn oikeudet

Oikeus saada pääsy tietoihin
Rekisteröidyllä on oikeus saada tietoa Säätiön hallussa olevista henkilötiedoista ja oikeus saada tietoa henkilötietojensa käsittelystä. Lisäksi rekisteröidyllä on oikeus saada jäljennös käsiteltävistä henkilötiedoistasi.

Tietojen tarkistaminen ja oikaisu
Jokaisella rekisteröidyllä on oikeus vaatia mahdollisen virheellisen tai vanhentuneen tiedon korjaamista tai puutteellisen tiedon täydentämistä. Huomaathan, ettei rekisterinpitäjällä ole velvollisuutta antaa tai korjata tietoa, mitä sillä ei enää ole.

Oikeus peruuttaa suostumus ja vastustaa henkilötietojen käsittelyä
Silloin kun henkilötietojen käsittely perustuu suostumukseen, rekisteröidyllä on milloin tahansa oikeus peruuttaa suostumuksensa. Suostumuksen peruuttaminen johtaa siihen, ettei tietoja voi enää käyttää kyseiseen tarkoitukseen.

Rekisteröidyllä on myös oikeus henkilökohtaiseen erityiseen tilanteeseensa liittyvällä perusteella vastustaa henkilötietojensa käsittelyä siltä osin kuin henkilötietojen käsittely perustuu oikeutettuun etuun. Vastustaminen ei automaattisesti johda tietojen poistamiseen, vaan tässä yhteydessä rekisterinpitäjä tutkii, onko vastustaminen perusteltua vai onko rekisterinpitäjällä vastustuksesta huolimatta oikeus käsitellä tietoja.

Oikeus pyytää tiettyjen henkilötietojen poistoa
Rekisteröidyllä on oikeus pyytää häntä koskevien henkilötietojen poistamista rekisteristä tietyin rajoituksin. Hänellä on oikeus saada tiedot tarpeellisilta osin poistetuiksi erityisesti, mikäli henkilötiedot ovat käyneet niiden käyttötarkoitusten kannalta tarpeettomiksi, mikäli henkilötietoja on käsitelty lainvastaisesti tai mikäli henkilötiedot tulee poistaa jonkin lakisääteisen velvoitteen noudattamiseksi. Säätiöllä on oikeus kieltäytyä pyynnöstä, mikäli tiedot ovat tarpeen lainsäädännöstä johtuvien oikeuksien ja velvollisuuksien toteuttamiseksi.

Muut oikeudet
Rekisteröidyllä voi tietojen poistamisen sijaan olla oikeus saada henkilötietojensa käsittely rajoitetuksi tietosuoja-asetuksen 18 artiklan mukaisesti erikseen säädetyissä tilanteissa.

Rekisteröidyllä on myös tietosuoja-asetuksen 20 artiklan nojalla oikeus saada jäsennellyssä, yleisesti käytetyssä ja koneellisesti luettavassa muodossa ne tietonsa, joiden käsittely perustuu suostumukseen, sekä saada nämä tiedot siirretyksi järjestelmästä toiseen silloin, kun käsittely on automaattista ja perustuu suostumukseen.

9.2 Pyyntöjen toteuttaminen

Säätiö pyytää toimittamaan henkilötietoja koskevat tieto- ja oikaisupyynnöt kirjallisesti tämän selosteen kohdassa 1 mainitulle tietosuojavastaavalle (postitse tai sähköpostitse).

Pyynnön esittäjän henkilöllisyys tarkastetaan ennen pyynnön toteuttamista. Säätiö vastaa asiakkaalle tietosuoja-asetuksessa säädetyssä ajassa (pääsääntöisesti kuukauden kuluessa).
Pyyntöjen käsittely on rekisteröidylle maksutonta. Ilmeisen perusteettomien ja kohtuuttomien pyyntöjen käsittelystä voidaan kuitenkin periä kohtuullinen maksu tai niiden toteuttamisesta voidaan kieltäytyä (tietosuoja-asetus 12 artikla 5 kohta).

9.3 Henkilötietojen käsittelyn valvonta

Mikäli rekisteröity on tyytymätön pyyntönsä käsittelyyn tai muuhun henkilötietojen käsittelyyn liittyvään asiaan, hänellä on oikeus olla yhteydessä henkilötietojen käsittelyä valvovaan viranomaiseen eli tietosuojavaltuutetun toimistoon. Säätiö pyytää kuitenkin ensisijaisesti olemaan yhteydessä tietosuojavastaavaansa tilanteen selvittämiseksi. Tietosuojavaltuutetun toimiston ajantasaiset yhteystiedot ja ohjeet ovat saatavilla verkkosivulla: https://tietosuoja.fi/.