Saastamoisen säätiö on Patentti- ja rekisterihallituksen säätiörekisteriin merkitty säätiö. Saastamoisen säätiö on itsenäinen oikeushenkilö. Säätiön tietosuojaseloste käsittelee sen ylläpitämiä rekisterejä.
Säätiön säännöt
Saastamoisen säätiön säännöt, sekä muuta tietoa säätiöstä, kuten rekisteriotteen, säännöt ja tilinpäätöksen voit hankkia Patentti ja rekisterihallituksen Virre-tietopalvelusta.
Tietosuojaseloste
Tämä seloste sisältää yleisen tietosuoja-asetuksen (EU 2016/679) erityisesti 6, 9, 13.1 (a – f), 13.2 (a – f), 14.1 (a – f) ja 14.2 (a ja c-g) sekä 30 artiklan tarkoittaman informaation (30 artiklan osalta siltä osin kuin artikla koskee rekisterinpitäjää), ja täyttää tietosuojalain (1050/2018) vaatimukset.
1. Rekisterinpitäjä, tietojärjestelmän vastuutaho
1.1.
Saastamoisen säätiö sr (y-tunnus 0213401-0)
1.2.
Yhteyshenkilö rekistereitä koskevissa asioissa:
Saara Lappalainen
puh: +358 50 441 3478
osoite: Pieni Roobertinkatu 5 B 15, 00130 Helsinki
saara.lappalainen@saastamoinenfoundation.fi
2. Rekisterin nimi
2.1.
Rekisteri palvelussuhteessa ja muissa tehtävissä olevista
em. rekisterin osarekisterit:
– Rekisteri palkkojen ja korvausten maksamista varten
– Rekisteri työaikaseurantaa varten.
2.2.
Rekisteri sopimuskumppanien kanssa palvelussuhteessa olevista
em. rekisterin osarekisterit:
– Rekisteri luovutetuista avaimista
– Rekisteri kulkuoikeuksista.
2.3.
Yhteystietorekisteri säätiön eri toimintojen mahdollistamiseksi yhteistyössä
säätiön verkoston ja siinä työskentelevien kanssa
2.4.
Rekisteri apurahahakemuksista ja apurahojen ja tukien saajista
2.5.
Säätiön lähipiirirekisteri
2.6.
Sähköpostiselaimen osoitteisto sähköpostikirjeenvaihtoa varten
3. Rekisterien käyttötarkoitus eli peruste sille, että rekisteröityjä tietoja käsitellään, ellei
mainittu kohdassa 2 ja sen alakohdissa.
3.1.
Rekisteri palvelussuhteessa ja muissa tehtävissä olevista (2.1)
– Työnantajan velvoitteiden toteuttaminen.
3.2.
Rekisteri sopimuskumppanien kanssa palvelussuhteessa olevista (2.2)
– Luettelo luovutetuista toimitilojen avaimista ja toimitiloihin pääsyyn
oikeutetuista.
3.3.
Lähipiirirekisteri (2.6) sisältää henkilötietoja, joita kerätään ja käsitellään
säätiölaissa (487/2015) mainittujen tilinpäätöksessä ilmoitettavien tietojen
raportointivelvollisuuksien täyttämiseksi. Lähipiirirekisteriä ylläpidetään
sopusoinnussa säätiön lähipiiriohjeen kanssa ja ilmoitusvelvollisten antamien
lähipiiri-ilmoitusten perusteella. Pyyntö lähipiiri-ilmoituksen täyttämiseen
esitetään lähipiiriin kuuluville määrävälein.
Rekisteritietoja saa käyttää vain käyttötarkoitukseen, joka sille on määrätty,
ellei laissa ole toisin säädetty.
4. Rekisterien tietosisältö
– Asianomaisen nimi ja yhteystiedot
– Rooli tai titteli
– Kieli
– Rekisteröidyn mahdollisesti ilmoittama erityisruokavalio (vain
yhteystietorekisterissä aterian sisältäviin tapahtumakutsuihin liittyen)
– Tarvittaessa henkilötunnus
– Yhteisöasiakkaan Y-tunnus ja yhteyshenkilö
– Laskutus- ja maksutiedot.
Lähipiirirekisterin osalta lähipiiriin kuuluvan tahon:
– Lähipiirisuhteen luonne
– Perheenjäsenet ja muut lähisukulaiset (SL 1:8. 2 ja 3 mom.)
– Määräysvaltayhteisöt.
Lähipiiriin kuuluvan ilmoitusvelvollisen perheenjäsenten ja muiden lähisukulaisten osalta:
– Nimi
– Syntymäaika
Sukulaissuhteen luonne (perheenjäsen tai muu lähisukulainen).
Lähipiiriin kuuluvan ilmoitusvelvollisen määräysvaltayhteisöjen osalta:
– Nimi
– Y-tunnus
– Määräysvallan peruste.
Rekistereissä ei ole julkisuuslain tai muun lain nojalla pelkästään julkista tai
pelkästään salassa pidettävää tietoa. Rekistereissä olevien tietojen julkisuus ja
salassa pidettävyys ratkaistaan kulloinkin lakien, muiden säännösten ja sopimusten sekä
mahdollisten suostumusten mukaisesti.
5. Säännönmukaiset tietolähteet
– Rekisteröity henkilö itse
– Lähipiiriin kuuluvien vajaavaltaisten huoltajat
– Asiakassuhteissa, säätiön juoksevan hallinnon piirissä, säätiön
tavanomaisissa säätiön tarkoituksia toteuttavissa toimissa sekä säätiön
apurahatoiminnassa syntynyt ja saatu tieto.
6. Tietojen säilyttämis- ja käsittelyaika
Rekisteriin merkittyjä tietoja säilytetään ja käsitellään pääsääntöisesti aika, joka päättyy, kun
tieto on poistettava rekisteristä pyynnön tai käsittely- tai rekisteröimistarpeen lakkaamisen
takia.
7. Rekisteritietojen luovuttaminen
Rekisteritietoja ei luovuteta säännönmukaisesti eikä satunnaisesti kenellekään eikä mitään
tarkoitusta varten, ellei laki sitä edellytä. Poikkeuksen tästä muodostaa:
– sopimusperusteinen menettely, jossa rekisterinpitäjän eräille
sopimuskumppaneille voidaan luovuttaa niiden henkilöiden henkilötiedot,
joilla on pääsy rekisterinpitäjän tiloihin. Tällaisessa tapauksessa tietojen
luovuttamiselle hankitaan asianomaisen henkilön ja hänen työnantajansa
suostumus.
Lähipiirirekisterin tietoja ei luovuteta. Tietoja käytetään säätiön toimintakertomuksen
laatimisen yhteydessä säätiölain tarkoittaman raportointivelvollisuuden täyttämiseksi.
Rekisteritietoja ei siirretä EU:n eikä ETA:n ulkopuolelle.
Henkilötietoja ja muita rekisteriin merkittyjä tietoja voidaan asianomaisen suostumuksella
kuitenkin luovuttaa myös Euroopan Unionin ulkopuoliseen maahan, ottaen huomioon
salassapitosäännökset, mikäli kyseisessä maassa voidaan taata riittävä tietosuojan taso.
Asianomainen voi milloin tahansa peruuttaa antamansa suostumuksen tietojen
luovuttamiseen.
8. Tietojen suojaamisen periaatteet
Rekisteritietoja voivat käyttää ainoastaan ne, joiden työtehtävien hoitaminen sitä edellyttää.
Rekisteripitäjän johtohenkilöt päättävät organisatorisista ratkaisuista ja antavat
käyttöoikeudet rekisteritietoihin siinä laajuudessa kuin työtehtävät sitä edellytettävät.
Henkilökuntaa koulutetaan tietosuoja-asioissa.
Rekistereihin ei ole ulkoista suojaamatonta verkkoyhteyttä.
Rekisteritietoja käsitellään automaattisen tietojenkäsittelyn avulla. Tietokoneella olevia
tietoja käytetään käyttäjätunnuksilla ja salasanoilla. Tietokoneiden muistiyksiköt ovat
muuna, kuin työaikana asianmukaisesti lukituissa ja elektronisesti valvotuissa
hälytysjärjestelmällä varustetuissa tiloissa tai kannattavien laitteiden osalta asianomaisen
henkilön hallussa.
Rekisteristä tarvittaessa tulostetut asiakirjat ovat henkilökunnan jatkuvan silmälläpidon
alaisina, ja muuna kun työaikana asianmukaisesti lukituissa ja elektronisesti valvotuissa
hälytysjärjestelmällä varustetuissa tiloissa.
Tarkastusoikeus: Jokaisella on salassapitosäännösten estämättä oikeus tiedon etsimiseksi
tarpeelliset seikat ilmoitettuaan saada tietää, mitä häntä koskevia tietoja henkilörekisteriin
on talletettu tai, että rekisterissä ei ole häntä koskevia tietoja.
Tiedon korjaaminen: Rekisterinpitäjän on ilman aiheetonta viivytystä oma-aloitteisesti tai
rekisteröidyn vaatimuksesta oikaistava, poistettava tai täydennettävä rekisterissä oleva,
käsittelyn tarkoituksen kannalta virheellinen, tarpeeton, puutteellinen tai vanhentunut
henkilötieto.
Jos rekisterinpitäjä ei hyväksy rekisteröidyn vaatimusta tiedon korjaamisesta, hänen on
annettava asiasta kirjallinen todistus. Todistuksessa on mainittava myös ne syyt, joiden
vuoksi vaatimusta ei ole hyväksytty. Rekisteröity voi saattaa asian tietosuojavaltuutetun
käsiteltäväksi.
Tiedon korjaamispyyntö osoitetaan rekistereitä koskevien asioiden yhteyshenkilölle.
9. Rekisteröidyn oikeudet
Rekisteröidyllä on oikeus
– tarkastaa tietonsa, jotka rekisteriin on merkitty
– vastustaa rekisteröityjen henkilötietojensa käsittelyä yleisen tietosuoja-asetuksen 21
artiklan (vastustamisoikeus) nojalla
– kieltää tietojen käyttäminen suoramarkkinointiin
-vaatia tietonsa poistamista rekisteristä
-tehdä valitus tietosuojavaltuutetulle.
10. Tahot, jotka rekisterinpitäjän lisäksi käsittelevät rekisteröityjä tietoja
Rekisterinpitäjän henkilörekisteriasioissa käyttämät yhteistyökumppanit ja alihankkijat:
– Tilitoimisto
– Kutsuvierastapahtumien osalta ao, yhteiskumppanit tarpeellisilta osin